مقاله سیســتم مــدیریت الکترونیکــی اســناد، ابــزار مدیریت دانش صریح دارای 10 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد مقاله سیســتم مــدیریت الکترونیکــی اســناد، ابــزار مدیریت دانش صریح کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز مرکز پروژه های دانشجویی آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی مقاله سیســتم مــدیریت الکترونیکــی اســناد، ابــزار مدیریت دانش صریح،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن مقاله سیســتم مــدیریت الکترونیکــی اســناد، ابــزار مدیریت دانش صریح :
مقدمه
در دنیای امروزتقریبـاً بیشـتر وقـت مـدیران اجرایـی صـرف پردازش و تحلیل اطلاعات می شود. بیشتر از 50 درصد از نیـروی کار کشورهای پیشرفته صنعتی وظیفه تهیه و استفاده از بازداده-
های اطلاعاتی، از قبیل اسـناد، گـزارش هـا، تجزیـه و تحلیـل هـا، طرحها و ; را بـر عهـده دارنـد. معمـولا مـدیران جهـت تنظـیم برنامه ها و هدایت سازمان در جهت نیل به اهـداف خـود نیـاز بـه تصمیمگیری و تعیین روشهای عملیاتی لازم با توجه به امکانات و محدودیت های موجود در هر مقطع دارند. بـدیهی اسـت اتخـاذ تصمیم در مقاطع زمـانی مشـخص و ارزیـابی عملکـرد پیشـرفت برنامه هـا، نیـاز بـه اطلاعـات دارد و تصـمیمات بایـد مبتنـی بـر اطلاعات قابل اعتماد باشد. با در اختیار داشـتن اطلاعـات کامـل، روشن، دقیق و به موقع، مدیران این امکان را خواهند داشت کـه تصمیماتی مطمئن و قابل اجرا اتخاذ نمایند. در غیر ایـن صـورت اطلاعات ناقص، مبهم و نارسـا و تـوام بـا حـدس و گمـان مسـیر منطقی برنامه ها را تغییـر داده و در نهایـت سـازمان را از اهـداف اصلی خود دور می کند.[1] در سال 1935میلادی آرشیو ملی یـا آرشیو کل در آمریکا تأسیس شد. در حین جنگ جهـانی دوم، در موارد بسیار استثنائی استفاده از وسایل الکتریکـی و الکترونیکـی پیشرفته در سازمانهای نظامی و اطلاعاتی و سپس در بانکهـا و مؤسسات تجاری مهم آغاز گردید. کـاربرد ایـن گونـه وسـائل در آرشیوهای پیشرفته و مدیریت اسناد، امری اجتناب ناپذیر بود. در این راستا بعد از سال 1950میلادی تحقیقات گوناگونی در زمینه ایجاد بانکهـای اطلاعـاتی و مراکـز اسـناد و مـدارک فنـی آغـاز شد.[2]
کسب اطلاعات بجا، با ثبات و بروز در یک سـازمان فراینـدی پیچیده است. به این منظور، سازمان های در حـال توسـعه، دارای برخی سیستمهای فنـاوری اطلاعـات بـرای کمـک بـه مـدیریت اطلاعات فرآیندهای تجاری خود هستند. چنین سیستمهایی بـه بهبود روشی که اطلاعات را جمـع آوری و مـدیریت و سـپس بـه افراد در بخـشهـای تجـاری کلیـدی و عملیـاتی پخـش و ارائـه می شود، کمک می کنند. به عبارت دیگر، این سیستمها به بهبـود همکاری و مدیریت اطلاعات کمک میکند.[3]
با افزایش حجم اطلاعات الکترونیکی، نیاز به سیسـتم جـامع برای مـدیریت منـابع اطلاعـات فزونـی یافتـه اسـت. رایانـه هـای شخصی بدون داشتن شبکه و کنترل مدیریت اسناد، فقط قادر به تولید، استفاده، پیگیری و حذف اطلاعات هستند. در این شرایط، هر سازمان، تعداد زیادی دیسکت و لوح فشـرده در اختیـار دارد، ولی نمی داند چه اطلاعاتی در آنهـا ذخیـره شـده اسـت. امـروزه،
فصلنامه توسعه تکنولوژی صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 22
نرم افزارهای مختلفی باعنوان “برنامـه مـدیریت اسـناد” بـه بـازار عرضه شده است که بـرای کـار در بایگـانی هـای اسـناد طراحـی شده اند. این بسته های نرم افزاری، وظایفی چـون پیگیـری حمـل اسناد، ثبت تاریخ های تولیـد و امحـاء و بایگـانی اسـناد را انجـام میدهند.
در سالهای اخیر و در کشور ما نیز استفاده از این نرم افزارها در سازمان ها مورد استقبال قرار گرفتـه اسـت. شـاید بسـیاری از مدیران سازمانها تصور کنند با صرف هزینههای بسـیار و خریـد بستههای نرم افزاری آرشیو اسـناد مـیتواننـد سیسـتم مـدیریت اسناد را در سازمان خود پیاده سازی و از آن بهره برداری نمایند.
در حالیکه لازمه پیاده سازی سیستم مدیریت اسـناد کارآمـد در هر سازمان تنها خرید یک بسته نرم افزاری نبوده و مستلزم انجام اقدامات گوناگونی است. در این رابطه این سوال مطرح اسـت کـه الگوی مناسب پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سازمانها چیست؟ و آیا برای ایجـاد آن نیـاز بـه طـی مراحـل و فرایند خاصی است؟ این مراحل چیست و یک سیسـتم ایـده آل طراحی شده چه ویژگیهایی را باید داشته باشـد؟ در ایـن مقالـه سعی شده است، روشی جامع و کارآمـد جهـت طراحـی و پیـاده سازی سیستم مـدیریت الکترونیکـی اسـناد در سـازمانهـا ارائـه گردد. سیستم طراحی شده دارای قابلیتها و برتریهای ویـژهای است که حاصل مطالعات و تجربیات قبلی بدست آمده است.
در ادامه ابتدا مدیریت دانش و سیستمهای مدیریت دانش به صورت مختصر تشریح شـده اسـت. سـپس نقـش سیسـتمهـای مدیریت الکترونیکی اسناد در مدیریت مؤثر دانش صریح توضـیح داده شده و روشی گام به گام جهت طراحی و پیادهسازی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان ها ارائه شده است. در پایان نمونهای از کاربرد موفقیتآمیز این روش در معاونـت مهندسـی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز نشان داده شده است.
-2 مدیریت دانش
حدود بیست سال از عمر ابداع مفهوم کلـی مـدیریت دانـش می گذرد و در این مدت، تعاریف گوناگونی در این خصـوص ارائـه شده که هر یک ابعادی از این موضوع را نمایش مـی دهنـد. ولـی آنچه مسلم است این که دانش به عنوان یـک منبـع راهبـردی و یک شایستگی کلیدی برای سازمانها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از این رو امروزه برای استفاده صحیح از این منبع پر ارزش، موضوع مدیریت دانش در دستور کار سـازمانهـای پیشـرو قـرار گرفته است. مدیریت دانش بر سه موضوع اصـلی یعنـی، انسـان، ساختار و فناوری تأکیـد دارد و سـعی دارد تـا بـا ایجـاد سـاختار
مناسب و زیرساختهای فناورانه لازم در سازمان و با محـور قـرار دادن انسان و با تولید و استفاده صحیح از منبع دانش به اهـداف سازمانی دست پیدا کند.[4]
دانش در لغت به معنای علم و معرفت است ]فرهنگ معین.[
برای انتقال یا توزیع دانش به صورت موفقیـتآمیـز، دانـش بایـد ابتدا تعریف، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره و توزیع گـردد. یـک تعریف عملی از مدیریت دانش عبارت است از تسهیل فرآیندهایی که دانش را ایجاد کرده، نگهداری مـیکنـد، بکـار مـیگیـرد، بـه اشتراک میگذارد و تجدید میکند.[5]
بسته به اینکه دانش از لحاظ فیزیکی در کجا قرار مـیگیـرد، میتوان آن را به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم بندی کـرد. »نوناکا« و نویسندگانی دیگر از جمله »هال« و »آندریانی« دانش صریح را دانشی میدانند که قابل رمزگذاری و کدگـذاری بـوده و در نتیجه میتوان آن را به سادگی مخابره، پردازش، منتقـل و در پایگاه داده ها ذخیره کرد. این نوع از دانش را میتـوان فـرم داد و به شکل یک فرمول علمی و یا کتابچه راهنما بین افـراد سـازمان منتشر کرد. دستورالعملها، مقررات، قوانین، رویه های انجام کـار، آئین نامه ها، شرح جزئیات و ; که به صورت رسمی در بین افـراد سازمان به آسانی قابل انتقال هستند، دانـش صـریح بـه حسـاب میآیند. در مقابل، دانش ضمنی، شخصی بوده و فرموله کردن آن بسیار مشکل است. این نوع از دانش که از طریق تسهیم تجربیات با مشاهده و تقلید اکتساب میشـود، ریشـه در اعمـال، رویـههـا، تعهدات، ارزشها و احساسات افراد داشته، قابل کدگذاری نبوده و از طریق یک زبان مخابره نمیشود.[6]
سازمانهای موفق امروزی، سازمانهایی هستند که می توانند دانش ضمنی افراد را به دانش صریح تبدیل کرده و دانش فـردی را به دانش سازمانی تبدیل نمایند. این تبدیل به معنی بکارگیری دانش فردی در سازمان است. امروزه مدیریت دانش در سازمانها از اهمیــت بســیار زیــادی برخــوردار اســت و بــا اهمیــتتــرین سرمایه های یک سازمان، کارکنان هوشمند و دارای دانش هستند که با خلق فرآیندهای سازمانی نوین، فناوری های جدید و توسعه محصولات جدید سـازمان را بـه مزیـت رقـابتی پایـدار رهنمـون
مهرنوش بسته نگار و آسیه ریاحی مدوار
می کننـد. سـازمانهـا مـی تواننـد بـا مـدیریت خلاقانـه دانـش و بکارگیری نوآورانه فناوری اطلاعات، این امکان را بـرای کارکنـان به وجود آورند تا در مسائل سازمانی که نیاز به راهحلهای جدیـد است از تجربیات و دانش موجـود و نیـز از همکـاری و مشـارکت سایر همکاران استفاده کنند.
-3 سیستمهای مدیریت دانش
سیستم مدیریت دانش کلاسی از سیستمهای اطلاعاتی است که دانش سازمان را مدیریت می کند. به عبارت دیگـر، سیسـتمی است که برای حمایت و ارتقاء فرآیندهای سازمانی خلق، ذخیره و بازیابی، انتقال و کاربرد دانش توسعه یافته است.[7] دو مشخصـه عمومی این سیستم مخزنهای دانش و نقشه های دانش هسـتند.
مخزنهای دانش، پایگاههـای داده از مسـتندات مفیـد همـراه بـا سیســتمی اســت کــه کارکردهــای مــورد نیــاز بــرای تســخیر، سازماندهی، ذخیره، جستجو و بازیابی دانش و اطلاعات را فـراهم می آورد. بنابراین یک سیستم مدیریت دانش به عنوان یک مخزن دانش برای شـرکت اسـت کـه جـدا از محـدودیتهـای زمـانی و جغرافیایی، قابلیت ترکیب و تبادل سرمایه هـای فکـری را بهبـود میبخشد. نقشه های دانش، راهنماها یا کاتـالوگهـایی از تجـارب افراد خاص با قابلیت جستجو هسـتند. سیسـتم مـدیریت دانـش می تواند به اعضای تیم کمک کند تا افراد با دانش خـاص را پیـدا کنند و بتوانند از کمک آنها در تحلیل مسـایل پیچیـده اسـتفاده کنند.[8]
اساساً مـدیریت دانـش شـامل دو رکـن اسـت، فعالیـتهـای مدیریت دانش و کارکردهای سیستم مدیریت دانش. فعالیتهـای مـدیریت دانـش یـک منظـر فرآینـدی از مـدیریت دانـش ارائـه می کنند. از سوی دیگر، کارکردهای سیسـتم مـدیریت دانـش بـا جنبه فناوری سر و کار دارنـد و بـه عنـوان کارکردهـایی تعریـف می شوند که از طریق فراهم آوردن فناوریها و ابزارهای کـاربردی و خـاص فعالیــتهـای مــدیریت دانــش را تســهیل یــا تکمیــل میکنند.[9]
فصلنامه توسعه تکنولوژی صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 23
سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، ابزار مدیریت دانش صریح
جدول :1 کارکردهای سیستم مدیریت دانش
کارکردهای سیستم مدیریت دانش زیرکارکرد (Sub-functions) توضیح
پورتال دانش روابط2 یکپارچه تسهیلات شخصی سازی
مدیریت پیوندها3 مجموعهای از گروههای اطلاعاتی
حاشیهنویسیها (Annotations) Subsequent navigation
بازیابی اطلاعات Search agents بدست آمده از موتورهای جستجو
User profiling استفاده شده برای جستجو و فراخوانی داده
مصورسازی جستجو برای اصطلاحات خاص و اصطلاحات مرتبط
یافتن متخصصان
مدیریت مستندات یافتن مستندات ذخیره فایلها در یک کتابخانه مرکزی
کنترل نسخ کنترل دسترسی به فایلها
مدیریت فراداده تغییرات در مستندات مدیریت شده
مدیریت دسترسی جستجو در محتوای مستندات یا اصطلاحات فهرست شده در مقاله/ مستند
مدیریت جریان کار تعریف فرآیند ابزارهای فلوچارت کشیدن قدیمی
تخصیص وظایف تسهیلکننده کار یک گروه
مدیریت اختیار تحویل بخشهای کاری به کاربران مناسب
بازخوانی تقاضاها4 و ابزارهای مناسب
همکاری مدل کردن و مدیریت فرآیند
(Community of Practice) COP نصب تابلو اعلانات
چت کردن کنفرانس زمان واقعی، وایت بردها و اتاقهای چت
برگزاری کنفرانس اساسی برای اشتراک دانش
مکاتبات
تحلیل تحلیل کاربران با استفاده از سیستمهای اطلاعاتی
تحلیل بازار با فناوری اطلاعات
تحلیل دانش پشتیبانی از تصمیمها
جدول :2 ارتباط میان فعالیتهای مدیریت دانش و کارکردهای سیستم مدیریت دانش
کارکردهای سیستم مدیریت دانش زیرکارکرد (Sub-functions) فعالیتهای دانش
اکتساب سازماندهی بکارگیری توزیع اشتراک
پورتال دانش روابط یکپارچه
مدیریت پیوندها
بازیابی اطلاعات حاشیهنویسیها
Search agents
User profiling
مصورسازی
یافتن متخصصان
مدیریت مستندات یافتن مستندات
کنترل نسخ
مدیریت فراداده
مدیریت دسترسی
مدیریت جریان کار تعریف فرآیند
2 Interface
3 Link
4 Applications
فصلنامه توسعه تکنولوژی صنعتی شماره شانزده، زمستان 1389 24
مهرنوش بسته نگار و آسیه ریاحی مدوار
تخصیص وظیفه
همکاری مدیریت اختیار
(Community of Practice) COP
چت کردن
برگزاری کنفرانس
مکاتبات
تحلیل تحلیل کاربران
تحلیل بازار
تحلیل دانش
دانلود این فایل
